Gmailで差出人を間違えない3つの確認

03「すべての受信トレイ」は読むときだけ使います

個人用のオンライン講座の案内と仕事の連絡を一度に拾うなら、「すべての受信トレイ」が便利です。ただし、メールをまとめて表示する機能であり、アカウントを1つに統合するわけではありません。私は新規メールを書く前に、送りたい側へ切り替えます。

1. 左上のメニューアイコンをタップし、「すべての受信トレイ」をタップします。
2. まとめて確認した後、右上のプロフィール画像をタップします。
3. 送信に使いたいメールアドレスをタップします。
4. 「作成」をタップし、作成画面の「差出人」を確認します。

まとめ表示では見落としを減らせる一方、どちら宛ての連絡かを意識しにくくなります。私は返信が必要なメールでは、本文上部の宛先付近にある詳細表示の矢印をタップして宛先も確認します。受け取った名義が分かれば、返信前の判断がしやすくなります。

04通知はアカウントごとに設定します

2つとも同じように通知すると、急がない案内でも作業が途切れます。私はプロジェクト管理に関わる連絡を受ける側と、後でまとめて読む側で通知の方針を分けます。Gmail内の設定はアカウントごとなので、変更対象のアドレスを選ぶところが要点です。

1. 左上のメニューアイコンをタップし、「設定」をタップします。
2. 通知を調整したいメールアドレスをタップします。
3. 「通知」をタップして、必要な通知範囲を選びます。
4. 後でまとめて読む側は、必要に応じて「なし」をタップします。
5. 「設定」のアカウント一覧へ戻り、もう一方も同じ順で確認します。

通知を「なし」にしても、そのアカウントのメールはGmailを開いて確認できます。一方、通知を有効にしていても、端末側でGmailの通知が許可されていなければ届きません。私は通知だけを未読の目印にせず、静かにした受信トレイも自分で開きます。

05返信も新規作成も、「差出人」で止まります

アカウントを切り替えたつもりでも、書きかけの下書きまで切り替わったとは考えないほうが安全です。私は宛先と本文を入れた後、送信アイコンを押す前に「差出人」を読み直します。直前にどの受信トレイを見ていたかより、作成画面の表示を優先します。

1. 新規メールでは「作成」、受信メールへの返事では「返信」をタップします。
2. 「差出人」のアドレスを確認し、変更が必要なら横の下向き矢印をタップします。
3. 表示された候補から、使いたい差出人のアドレスをタップします。
4. 宛先と本文を読み直してから、送信アイコンをタップします。
5. 送信直後に誤りへ気づいたら、画面下部の「元に戻す」をすぐタップします。

送信の取り消しは、相手の受信箱からいつでも回収できる機能ではありません。私は「元に戻す」が表示されている間の補助と考え、差出人の確認を省かないようにします。特に下書きを開き直したときは、本文の続きより先にアドレスを見ます。

06便利さを残すなら、読むときと送るときを分けます

2つのアカウントを同じスマホに置く利点は、ログインし直さずに連絡を確認できることです。私は読むときはまとめ表示、送るときはアカウントを選んでから作成、という使い分けを勧めます。操作は少し増えますが、送信元を記憶だけに頼らずに済みます。

通知を絞った側に大事な連絡も来るなら、通知を切る便利さと確認が遅れる不便さを比べてください。私は、両方を頻繁に読む必要がある人には、最初から片方を無通知にすることは勧めません。まず切り替えと差出人確認に慣れ、その後で通知範囲を調整します。